Prosedur Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) Rajawali Nusindo

Whistleblowing merupakan pengungkapan praktik illegal, tidak bermoral atau melanggar hukum yang dilakukan oleh anggota organisasi (baik mantan pegawai atau yang masih bekerja) yang terjadi di dalam organisasi tempat mereka bekerja. Pengungkapan dilakukan kepada seseorang atau organisasi lain sehingga memungkinkan dilakukan suatu tindakan. Berdasarkan pihak yang dilapori, whistleblowing dibagi menjadi internal whistleblowing dan eksternal whistleblowing. Internal whistleblowing adalah whistleblowing kepada pihak di dalam organisasi atau melalui saluran yang disediakan organisasi. Sedangkan eksternal whistleblowing adalah pengungkapan kepada pihak di luar organisasi. Pada dasarnya whistleblowing system adalah sebuah sistem pencegahan dan identifikasi terhadap kecurangan yang akan terjadi dalam suatu perusahaan/organisasi.
Hasil penelitian yang dilakukan oleh Dyck antara tahun 1996 hingga 2004 menunjukkan, 18,3% kasus kecurangan yang dilakukan perusahaan di Amerika Serikat dideteksi dan dilaporkan oleh pegawainya. Hasil analisis KPMG (2007) terhadap berbagai organisasi di Eropa, Asia Tengah, dan Afrika menemukan bahwa 25% pelanggaran dilaporkan oleh pegawainya. Berdasarkan hasil survei dari Association of Certified Fraud Examiners (ACFE, 2010, dalam Robinson, Jesse, Curtis, 2012) diungkapkan bahwa whistleblowing adalah suatu metode paling umum dalam mendeteksi kecurangan.

Saat ini whistleblowing system sudah banyak diterapkan di berbagai organisasi dan negara di dunia. Hal ini karena perusahaan yang gagal menciptakan situasi yang memungkinkan pelaporan pelanggaran secara internal, akan terlibat bencana. Untuk itu organisasi harus menciptakan suasana yang mendorong pegawai untuk melaporkan tindakan yang salah, sehingga bisa membuat tindakan yang salah tersebut dihentikan dan dikoreksi secepatnya. Melaporkan tindakan yang tidak benar adalah isu sosial yang penting dan memiliki manfaat yang banyak bagi berbagai stakeholder. Penghargaan terhadap pelapor (whistleblower) dan prosedur yang efektif untuk menangani laporan whistleblower oleh organisasi, dapat memberikan manfaat yang besar bagi organisasi dan para pegawainya.

Whistleblowing system memungkinkan penyalahgunaan wewenang dapat dengan cepat diidentifikasi dan dikoreksi sehingga bisa meningkatkan efisiensi, meningkatkan moral pegawai, menghindari tuntutan hukum, dan menghindari citra negatif. Namun whistleblowing system tidak akan berhasil jika hanya dibuat aturan dan tidak dipraktikkan. Untuk menjalankan sistem ini diperlukan peran aktif pegawai. Hal ini disebabkan orang biasa tidak bisa menjadi whistleblower, hanya orang di dalam organisasi yang mampu melakukannya. Anggota organisasi merupakan sumber daya yang berharga untuk meminimalisasi kecurangan.
Pegawai memiliki peranan penting dalam whistleblowing system, karena pegawai adalah sumber untuk mendeteksi hal-hal yang salah. Jika pegawai tidak peduli dengan program ini maka pelaksanaannya pun akan gagal. Dengan demikian harus ada orang di dalam organisasi yang mau melaporkan jika menemukan penyalahgunaan wewenang atau kecurangan di organisasi.

Riset menunjukkan bahwa motivasi orang untuk menjadi seorang whistleblower bermacam-macam. Keputusan seseorang untuk menjadi whistleblower mungkin dipengaruhi variabel individu atau konteks organisasi. Variabel individu misalnya biaya dan manfaat (cost and benefit), usia, status perkawinan, pendidikan. Konteks organsisasi seperti misalnya faktor budaya etis (ethical culture), iklim etis (ethical climate), ukuran organisasi, struktur organisasi dan saluran komunikasi. Namun penelitian yang dilakukan Miceli dan Near menunjukkan bahwa pengaruh konteks organisasi lebih banyak menentukan keputusan seseorang menjadi whistleblower, jika dibandingkan dengan pengaruh variabel individu. Konteks organisasilah yang membuat whistleblowing menjadi permasalahan moral.
tindakan seseorang dalam organisasi apabila terjadi perilaku yang melanggar etika organisasi, adalah mengabaikan (inaction), menegur langsung atau berkonfrontasi dengan pelaku (confronting with the wrongdoer), lapor pada atasan (reporting to management), lapor melalui saluran internal organisasi (calling internal hotline), dan lapor melalui saluran di luar organisasi (external whistleblowing). kelima tindakan tersebut dipicu oleh adanya faktor dalam organisasi yang disebut Ethical Culture.

Ethical culture dapat diketahui dengan empirical tested study menggunakan Corporate Ethical Virtues Model, model ini meliputi tujuh variabel yaitu clarity, congruency senior management and local management, feasibility, supportability, transparency, discussability, dan sanctionability. Variabel kejelasan (clarity) adalah bagaimana organisasi membuat aturan etika, seperti nilai, norma atau prinsip menjadi sesuatu yang nyata dan dipahami oleh karyawan. Derajat kejelasan menunjukkan tingkat pemahaman para pegawai pada perilaku yang diharapkan oleh organisasi terhadap mereka. Kesesuaian (congruency) senior management and local management, adalah peran atasan sebagai role model atau menjadi contoh penerapan standar etika di organisasi atau sejauh mana atasan menerapkan standar etika dalam perilaku mereka sehari-hari.

Perilaku atasan diharapkan bisa menguatkan standar etika yang berlaku dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap atasan. Organisasi bisa saja membuat kode etik yang jelas untuk mengarahkan perilaku anggotanya, tetapi jika atasan sebagai sumber perilaku normatif yang penting dalam organisasi menunjukkan perilaku berlawanan, maka para pegawai akan dihadapkan pada ketidaksesuaian atau pesan yang tidak konsisten.
Kemungkinan dilaksanakan (feasibility) adalah ketersediaan waktu, anggaran, peralatan, informasi, dan wewenang di dalam organisasi yang memungkinkan karyawan melaksanakan tugas-tugas mereka. Feasibility juga terkait dengan faktor sumber daya perusahaan yang membuat whistleblower system ini berjalan. Sebagai contoh, karyawan yang terlalu sibuk dengan pekerjaan cenderung tidak peduli dengan lingkungan sehingga memperkecil kemungkinan menjadi whistleblower.
Dukungan (supportability) adalah sejauh mana organisasi menciptakan suasana yang mendukung tindakan etis. Dukungan bisa berupa suasana yang kondusif di dalam organisasi sehingga karyawan merasa nyaman untuk bertindak etis. Organisasi bisa memperkuat aspek dukungan ini antara lain dengan mengadakan internalisasi kode etik kepada para karyawan di dalam organisasi, sehingga membuat karyawan makin berkomitmen dengan kode etik organisasi. Sedangkan transparency adalah tingkatan dimana tindakan bagi pelaku pelanggaran etika atau konsekuensinya dapat dilihat secara nyata oleh internal perusahaan.

Karyawan akan melaporkan kecurangan atau penyalahgunaan wewenang dalam perusahaan, apabila mereka merasa akan ada hasilnya. Pentingnya implementasi Good Corporate Governance (GCG) menjadi kebutuhan sekaligus tuntutan yang tidak dapat dihindari dalam perkembangan bisnis global dan peningkatan citra perusahaan. GCG merupakan sistem sekaligus struktur dalam rangka memberi keyakinan kepada segenap pihak yang berkepentingan (Stakeholders) bahwa perusahaan dikelola dan diawasi untuk melindungi kepentingan Stakeholders yang sejalan dengan peraturan perundang-undangan dan prinsip-prinsip GCG yang berlaku umum maupun yang akan terus dikembangkan sesuai asas universal.
Pada dasarnya keberhasilan implementasi GCG sangat ditentukan oleh komitmen dari seluruh jajaran perusahaan, kesiapan dan kelengkapan organ pendukung perusahaan (infrastructure GCG) dan juga kebijakan GCG lainnya (softstructure GCG) dengan tetap memperhatikan kesesuaian, karakteristik bisnis dan kebutuhan perusahaan.

Sebagaimana diamanatkan dalam prinsip GCG, dalam melaksanakan kegiatannya perusahaan senantiasa memperhatikan kepentingan pemegang saham dan Stakeholders berdasarkan asas kewajaran dan kesetaraan. Namun demikian perusahaan menyadari bahwa untuk dapat mewujudkannya perlu upaya nyata yang tidak mudah untuk dilaksanakan.
Dalam pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan seringkali hak-hak Stakeholders tidak dapat terlaksana dengan baik sehingga menimbulkan friksi antara Stakeholders dengan Perusahaan yang ditunjukkan dengan munculnya pelaporan pelanggaran oleh Stakeholders. Pelaporan pelanggaran oleh Stakeholders ini apabila tidak diselesaikan dengan baik akan berpotensi merugikan Stakeholders dan atau Perusahaan. Penyelsaian laporan peaksanaan oleh Stakeholders adalah merupakan salah satu bentuk peningkatan perlindungan Stakeholders dalam rangka menjamin hak-haknya dalam berhubungan dengan perusahaan. Oleh karena itu dipandang perlu untuk mengatur penyelesian pelaporan pelanggaran bagi Stakeholders dalam suatu pedoman dan prosedur penanganan pelaporan pelanggaran.
Pedoman dan prosedur penanganan pelaporan pelanggaran (Whistleblowing) adalah suatu system yang dapat dijadikan media bagi saksi pelaporan untuk menyampaikan informasi mengenai indiskasi tindakan pelanggaran yang terjadi di dalam suatu perusahaan. Informasi yang diperoleh dari mekanisme pelaporan pelanggaran (Whistleblowing) ini perlu mendapatkan perhatian dan tindak lanjut, termasuk juga pengenaan hukuman yang tepat agar dapat memberikan efek jera bagi pelaku pelanggaran dan juga bagi mereka yang berniat melakukan hal tersebut.
Dengan demikian dapat dipahami bahwa PT Rajawali Nusindo memandang pedoman dan prosedur penanganan pelaporan pelanggaran (Whistleblowing) merupakan bagian dari sistem pengendalian internal. Dengan demikian dapat dipahami bahwa PT Rajawali Nusindo memandang pedoman dan prosedur penanganan pelaporan pelanggaran (Whistleblowing) merupakan bagian dari sistem pengendalian internal.
PT Rajawali Nusindo senantiasa memperhatikan kepentingan Stakeholders berdasarkan asas kewajaran dan kesetaraan. Perusahaan juga menyadari bahwa tidak adanya mekanisme standar dalam penanganan pelaporan pelanggaran oleh Stakeholders dapat berakibat menurunkan reputasi dan kepercayaan masyarakat pada perusahaan. Ketentuan-ketentuan dalam pedoman dan prosedur pelaporan pelanggaran ini merupakan salah satu bentuk peningkatan perlindungan terhadap Stakeholders dan perlindungan terhadap nama baik perusahaan. Berkaitan dengan hal tersebut di atas, dalam rangka pelaksanaan pedoman dan prosedur, Perusahaan menganggap perlu adanya mekanisme pelaporan pelanggaran sebagaimana diuraikan di bawah ini.

Cara menyampaikan Pelaporan Pelanggaran ke Perusahaan

1. Pelaporan pelanggaran dilakukan secara tertulis
a. Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada perusahaan c.q Dewan Komisaris, dengan cara diantar langsung, dikirim melalui facsimile, atau melalui pos ke perusahaan.

b. Jika menyangkut Direksi, melalui e-mail:
• pelaporan_pelanggaran@nusindo.co.id
• whistleblowing@nusindo.co.id
• sekdekom@nusindo.co.id

c. Selain Direksi, melalui e-mail:
• direksi@nusindo.co.id
• pelaporan_pelanggaran@nusindo.co.id
• whistleblowing@nusindo.co.id
• sekdekom@nusindo.co.id

d. Disampaikan ke alamat resmi:
DEWAN KOMISARIS
PT RAJAWALI NUSINDO
Gedung RNI, Lantai 2 & 4
Jl.Denpasar Raya Kav. D-III, Kuningan
Jakarta 12950, Indonesia

Melalui penerapan Whistleblowing System secara efektif, maka banyak manfaat yang dapat diperoleh oleh perusahaan, antara lain:
1. Tersedianya informasi kunci dan kritikal (critical & key information) bagi perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara aman dan terkendali.
2. Dengan semakin meningkatnya kesediaan untuk melaporkan terjadinya berbagai pelanggaran, maka timbul rasa keengganan untuk melakukan pelanggaran karena kepercayaan terhadap sistem pelaporan yang efektif.
3. Tersedianya mekanisme deteksi dini (early warning mechanism) atas kemungkinan terjadinya masalah yang diakibatkan adanya suatu pelanggaran.
4. Mengurangi/ meminimalisir risiko yang dihadapi organisasi (perusahaan) akibat pelanggaran baik dari segi keuangan, operasi, hukum, keselamatan kerja dan reputasi.
5. Mengurangi biaya (cost reduction) dalam mengelola akibat terjadinya suatu pelanggaran.
6. Meningkatnya reputasi perusahaan dimata pemangku kepentingan(stakeholders), regulator, dan masyarakat umum (publik). (Salman Nusindo)